Van der Heem - Bibliotheek

Onderstaand artikel is gepubliceerd in de VDH-tjes Nr. 646 en 647 van 14 en 21 mei 1960. Het is een van de artikelen in de serie "Uit de VDH-keuken", deze artikelen verschenen met enige regelmaat in het personeelsblaadje. Zij werden geschreven door de desbetreffende afdelings-chefs, in dit geval de heer J.J.A. van Kleef.

De gang van zaken in een bedrijf stelt leidinggevende personen en researchwerkers veelvuldig voor problemen, die eisen stellen aan hun psychische en fysieke krachten. Men verwacht van hen, dat zij in veelsoortige aangelegenheden beslissingen nemen, over uiteenlopende onderwerpen kunnen oordelen, ofwel praktisch een bevredigend resultaat boeken.

Om nu aan deze steeds herhaalde aanspraken te kunnen blijven voldoen, is parate kennis onontbeerlijk.

Op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen en ontdekkingen in de eigen sector is dan ook een dwingende eis. Men vermijdt daardoor, dat de geestelijke bagage te statisch is en men dientengevolge achterop raakt. "Bijblijven" is dus het parool!

Een belangrijk hulpmiddel hiertoe is stellig de vakliteratuur. Het aantal boeken en tijdschriften evenwel, dat regelmatig verschijnt, is buitengewoon groot. Veel van wat verschijnt kan voor het bedrijf van belang zijn. Geen mens echter kan de tijd opbrengen om alle publicaties, van a tot z door te lezen.

Hierin nu ligt de taak van de afdeling Bibliotheek besloten: door het bezitten, aanschaffen en verspreiden van geselecteerde boeken en tijdschriften betrokkenen de juiste literatuur in handen spelen. Onze bedrijfsbibliotheek omvat thans ruim 10.000 delen en omstreeks 400 tijdschriftabonnementen.

Middelpunt van de bibliotheekwerkzaamheden is de uitlening. Alle andere werkzaamheden hebben ten doel dit leenverkeer zo goed mogelijk tot zijn recht te doen komen. In deze gedachtegang kan men werkzaamheden zoals het verzamelen van materiaal, het opbouwen van de catalogus en het beheer van het magazijn als voorbereidend beschouwen. Daarnaast kennen we nog enkele nevenwerkzaamheden, waarvan wij slechts de reproduktie willen noemen; deze ondersteunen elk op hun eigen wijze de eerder genoemde voorbereidende werkzaamheid.

Uit welk materiaal is de bedrijfsbibliotheek opgebouwd en hoe komt men er aan? Hoofdzaak zijn boeken, tijdschriften, normbladen, octrooischriften en foto's. Het zijn de afdelingschefs en documentalisten, die uit folders van uitgevers, aankondigingen in tijdschriften of zichtzendingen van boekhandelaren – hun via de afdeling bibliotheek ter hand gesteld – een keuze maken. Vervolgens zorgt de bibliotheek-administratie in samenspel met de afdeling Inkoop voor de bestelling van boeken, tijdschriften enz. Zodra het bestelde in het bedrijf arriveert, controleert de afdeling de facturen, schrijft ontvanglijsten uit en vult de catalogus aan.

De uitlening.

De catalogus is de sleutel tot het boekenbezit. Zonder deze sleutel heeft een boek slechts éénmaal waarde voor het bedrijf, namelijk direct na bestelling. Om evenwel op een later tijdstip een bepaalde publicatie nogmaals te kunnen raadplegen, kent de bibliotheek het begrip titelbeschrijvingen. Deze titelbeschrijving gebeurt op een conceptformulier en wel op een speciale manier, zoals die is voorgeschreven door de Rijkscommissie van advies inzake het bibliotheekwezen.

Daardoor is in alle Nederlandse bibliotheken een gelijkvormigheid verkregen, die het onderlinge contact (waarover verderop meer) zeer vergemakkelijkt. Hierna maakte een documentalist een kort uittreksel en geeft het boek één of meer zogenaamde classificatienummers. Vervolgens krijgt het boek een magazijnnummer en een ex-libris, d.w.z. een eigendomsbewijs.

De uitleenadministratie zorgt er tenslotte voor, dat het boek de aanvrager bereikt. Maar eerst moet er nog een uitleenbon in drievoud worden ingevuld, waarvan men twee exemplaren op het plaatsnummer van het uit te lenen boek wegzet en het derde op naam van de lener. Aan de hand van de beide op het plaatsnummer weggezette bonnen kan men op het ene nagaan, wie het betreffende boek in bezit heeft en nummer twee fungeert na verloop van tijd als terugvraagbon.

Men begrijpt nu wellicht ook beter, dat het onderling doorgeven van boeken uit den boze is. Schakelt men bij zo'n onderlinge vriendendienst even de uitleenadministratie in, dan kan men veel navragen en – erger – zoekraken voorkomen!

De catalogus.

Zoals reeds opgemerkt, betekende de catalogus de sleutel tot het boekenbezit. Onze catalogus is door middel vaan kaartjes, de zogenaamde fiches, opgebouwd. Hij bestaat uit twee delen, en wel een schrijvers- en een systematisch deel. Bereikt ons een vraag naar een boek van een met name genoemde schrijver, dan behoeft men slechts het kaartje van deze auteur op te zoeken om te weten waar het gevraagde in het magazijn staat, dan wel aan wie het is uitgeleend.

Ingewikkelder wordt het, indien slechts – en dan soms nog zeer vaag – wordt aangegeven, waarover een boek handelt. Dan komt de systematische catalogus goed van pas, welke is ingedeeld volgens de Universele Decimale Classificatie. Deze U.D.C. - zoals hij in de wandeling heet – omvat het gehele menselijk kennen. Dit terrein is ingedeeld in tien hoofdgebieden, genummerd 0 t/m 9. Het getal 6 van deze U.D.C. bij voorbeeld omvat geneeskunde en techniek. Ook dit codenummer is in tien afdelingen onderverdeeld, waarvan bij voorbeeld 61 geneeskunde is en 62 ingenieurswetenschappen. De onderverdeling in tienen vindt wederom voortgang en we vinden nu bij 620 materiaalonderzoek, 621 werktuigbouwkunde en elektrotechniek, 622 mijnbouw enz.

Kijken we nog eens even naar 621, dan kunnen we splitsen in 621.0 werktuigbouw in het algemeen, 621.1 stoommachines 621.3 elektrotechniek, enz. Onder dit laatste geval treft men – weer onderverdeeld – bij voorbeeld bij 621.39 aan: telecommunicatie. We kunnen nog verder doorgaan met onderverdelen en komen dan bij 621.396 het begrip radiotechniek tegen.

Dit classificatiesysteem treft men in zeer vele bibliotheken over de gehele wereld verspreid aan en is daartoe in tientallen talen uitgegeven. Dit zijpaadje heeft ertoe gediend te verduidelijken op welke wijze de systematische catalogus is opgebouwd. Bij een vraag naar literatuur over radiotechniek is het nu gemakkelijker te begrijpen, dat de kaartjes, welke op codenummer 621.396 staan, worden doorgelopen. Hieruit kunnen we dus opmaken, welke publicaties er op dit gebied aanwezig zijn.

Tijdschriftcirculatie.

Dagelijks bezorgt Tante Pos naast de normale briefpost een flinke hoeveelheid dag-, week- en maandbladen. Al deze periodieken gaan naar de afdeling bibliotheek, waar strookjes met voorbedrukte lezersnamen worden ingeplakt. Allereerst nemen de documentalisten de tijdschriften door en brengen belangrijke artikelen op kaartje over, welke eveneens volgens de U.D.C. worden gerangschikt. De bedoeling van dit werk is duidelijk: het terugvinden van tijdschriftartikelen.

Nu begint het periodiek zijn rondzwerving door het bedrijf. Een bepaald tijdschrift komt namelijk terecht op de tafel van de eerste op het ingeplakte strookje vermelde lezer. Heeft deze de zaak doorgenomen, dan parafeert hij en zendt het tijdschrift door naar de volgende lezer. Via de laatste lezer arriveert het wederom op de bibliotheek.

Contact met andere bibliotheken.

Moet nu alle literatuur, waarnaar men vraagt, worden gekocht? Zeer beslist niet. Het komt namelijk nogal eens voor, dat iemand iets wil inzien en het niet nodig oordeelt, dat de bedoelde literatuur wordt aangeschaft. Een andere keer treft men een verwijzing aan naar een tijdschriftartikel dat niet in onze eigen bibliotheek is opgenomen. In zulke gevallen sturen we een aanvraag naar een andere bibliotheek, waarvan wij weten dat het gevraagde daar wel aanwezig is. Wanneer we niet weten, waar te zoeken, gaat zo'n aanvraag naar een centrale catalogus. Deze zijn in ons land te vinden in de Koninklijke Bibliotheek en in de Bibliotheek der technische Hogeschool te Delft.

Het boekenbezit van de bibliotheek van ons bedrijf is eveneens in de centrale catalogus te Delft opgenomen. Dit houdt vanzelfsprekend in, dat wij ook aan andere bibliotheken uitlenen. Dit onderlinge verkeer tussen bibliotheken verloopt vlot, zodat onze bibliotheek aan vrijwel elke aanvraag kan voldoen.

Reproduktie.

Als een belangrijke steunwerkzaamheid hebben wij in het begin van dit verhaal al even het woord reproduktie laten vallen. Waar ligt nu het verband met het specifieke doel van de bibliotheek? Welnu, het komt nogal een voor, dat iemand in een tijdschrift een artikel tegenkomt, dat een nadere bestudering meer dan waard is. Indien het tijdschrift hiervoor te lang wordt vastgehouden, dupeert men de overige lezers. Om nu stagnatie zoveel mogelijk te vermijden, kan de bibliotheek op een der vier lichtdrukapparaten, welke haar ten dienste staan, een fotocopie maken van het bewuste artikel. Met de apparaten worden ook de kaartjes voor onze catalogus afgedrukt, waartoe de tekst vooraf op transparante formulieren is getypt. Zij vervaardigen voorts vrijwel alle copieën van documenten, welke in het hoofdgebouw nodig zijn. Per jaar levert de Bibliotheek rond 150.000 copieën af.

Fotoarchief.

Tot slot valt nog te vermelden, dat ook het foto-archief in de Bibliotheek is ondergebracht. Alle foto's, welke bij of voor Van der Heem N.V. zijn gemaakt, worden hier opgeborgen. Ook dit archief is in tweeën verdeeld. Het ene – het zogenaamde standaardarchief – bevat foto's van actuele waarde, zoals die van directieleden, in produktie zijnde artikelen en in- en exterieurs van de gebouwen. Enkele afdelingen putten hieruit ten behoeve van publiciteit en reclame. Het andere deel is het historisch archief; deze foto's bezitten geen actuele waarde.

VDH