Bij het lezen van de naam, die boven deze afdelingsbeschrijving staat, zal ongetwijfeld een aantal mensen zich gaan afvragen: wat betekent codering eigenlijk en wat doet deze afdeling?

Wat het laatste betreft, het doel van deze beschrijvingen is, u enigszins in te wijden in de werkzaamheden van een bepaalde afdeling en daarom hopen wij dan ook, dat u aan het eind van dit artikel in grote lijnen weet wat de afdeling Codering doet.

De eerste opmerking, namelijk; wat betekent codering?, kunnen wij het best aanduiden met: volgens een bepaald systeem in groepen indelen, waarbij geen namen, maar alleen letters en cijfers worden gebruikt. De aandachtige lezer vraagt zich nu prompt af: wat delen wij dan volgens een bepaald systeem in groepen in? Wel, alle onderdelen die Van der Heem zelf vervaardigt, alle onderdelen die zij koopt en alle grondstoffen die zij bij het fabricageproces gebruikt. Laten wij met een voorbeeld de zaak even verduidelijken.

In onze radio's, TV-apparaten, stofzuigers enz. komen allerlei beugeltjes voor. Laten wij eens aannemen dat wij in de verschillende apparaten, die wij op het ogenblik vervaardigen, 50 verschillende soorten beugeltjes gebruiken. Als er dan in een bepaald apparaat bij voorbeeld nog 3 of 4 soorten van deze 50 voorkomen, dan zal het u duidelijk zijn, dat wij er niet uitkomen met een omschrijving als: het beugeltje dat links voorin op het chassis wordt bevestigd, ten einde als steun te dienen om... Denkt u zich eens in, 50 verschillende omschrijvingen van beugeltjes en dit voorbeeld gold alleen nog maar beugeltjes, maar in elk van onze apparaten komen honderden onderdelen voor. Nog moeilijker wordt het als wij bij een binnnen- of buitenlandse leverancier onderdelen gaan bestellen en op grond van een dergelijke omschrijving nog zouden verwachten, precies dàt te ontvangen wat wij bedoelen.

Zoals in de aanvang is gezegd, wij gaan dus letters en nummers geven. Al jaren passen wij een systeem toe, waarbij één of twee letters worden gevolgd door vijf cijfers. De letters D gebruiken wij voor alle telecommunicatie produkten, de letters GK voor radio en televisie, GZ voor stofzuigers, vloerwrijvers, handboormachines, ventilatoren enz.

Het gaat er dus om een bepaald onderdeel dat wij kopen of maken een nummer te geven, dat nooit anders kan worden gebruikt dan alleen maar voor dat bepaalde onderdeel. Hoe weten wij nu dat een onderdeel nog niet eerder is gecodeerd? Wel, van elk onderdeel wordt op tekeningen precies omschreven aan welke eisen het moet voldoen. Blijkt uit deze eisen dat een onderdeel nooit eerder bij ons is gecodeerd – en dat is door middel van een handig systeem snel na te gaan – dan wordt een nieuw codenummer toegekend.

In het bovenstaande gaven wij u, naar wij hopen, een inzicht in wat wij zouden kunnen noemen de basiswerkzaamheden van de afdeling Codering. Zo bezien, lijkt dit werk dus betrekkelijk eenvoudig en geeft het weinig aanleiding tot het maken van fouten. Maar zo eenvoudig is het nu ook weer niet. Met het uitgeven van codenummers wordt namelijk al begonnen als men nog lang niet met de fabricage bezig is. Wij moeten dan zelf nog onderdelen aanmaken en onderdelen bij derden bestellen. Nu komt het in de praktijk ook nog voor, dat, nadat een proefmodel is gemaakt, bepaalde wijzigingen moeten worden doorgevoerd, maar wijzigen betekent onmiddellijk dat er ook gewijzigde codenummers voor de gewijzigde onderdelen moeten komen. U begrijpt wel, dat, als er dan eenmaal bestellingen zijn geplaatst bij de leveranciers, het noodzakelijk is ook deze leveranciers zeer tijdig van deze wijzigingen op de hoogte te brengen.

Een tweede belangrijke taak van de afdeling Codering is: het maken van stuklijsten. Dat zijn, populair vertaald, lijsten waarop staat aangegeven welke onderdelen en hoeveel daarvan er nodig zijn om een aantal apparaten te kunnen fabriceren. Aan de hand van deze lijsten gaat onze afdeling Inkoop bestellingen plaatsen en het Produktiebureau gaat planningen maken hoe onze afdelingen, die deze onderdelen fabriceren te werk moeten gaan.

Ook dient er dan op te worden toegezien dat alleen de tekeningen met de laatste wijziging worden uitgegeven aan hen, die ze voor het maken of kopen van de onderdelen nodig hebben.

Een derde taak van de afdeling Codering is het bijhouden van het tekeningenarchief. Ook dit is belangrijk werk, want ons gehele coderingssysteem berust immers op het groepsgewijze vastleggen van de gegevens der tekeningen. Deze tekeningen dienen dus zorgvuldig te worden bijgewerkt en bewaard.

Ook ziet de afdeling Codering zich tot taak gesteld om in samenwerking met de mensen uit de produktie tot normaliserende afspraken te komen, door de verscheidenheid in artikelen zo gering mogelijk te houden. Deze afspraken worden dan in de vorm van normalisatiebladen vastgelegd en gedistribueerd.